Die Fähigkeit, praktisch beliebig viele Personen durch eine einzige E-Mail informieren zu können ist eine der größten Stärken von E-Mail-Systemen. Die Tatsache, dass der Absender dies ohne nennenswerten Mehraufwand auch bei jenen Personen tun kann, die von einem Thema nicht direkt involviert sind, ist dagegen eine der größten Schwächen.
Zu Zeiten, in denen noch per Brief oder Büromitteilung kommuniziert wurde, wog der Verfasser automatisch ab, ob er wirklich den zusätzlichen Aufwand für das Erstellen und Kuvertieren einer Informations-Kopie betreiben wollte. Die Aussicht auf zusätzliche Arbeit reichte aus, die Anzahl der Kopien in Grenzen zu halten. Heute ist mit einer zusätzlichen Kopie praktisch keine Arbeit mehr verbunden. Nachdem das Regulativ "Vermeiden von Mehrarbeit" bei E-Mail entfallen ist, sind die Absender gefordert, die Anzahl der Empfänger selbst festzulegen. Dies betrifft vor allem jene Empfänger, die mit "Cc" kopiert werden.
Aktuell werden viel zu viele Cc-Mails verschickt. Man möchte auch jene Kollegen informiert halten, die von einem Thema nicht unmittelbar betroffen sind, sich aber dafür interessieren könnten. Es gibt aber auch Absender, die mit Cc-Kopien die Verantwortung auf möglichst viele (andere) Schultern verteilen möchten („Ich habe Sie doch informiert!“), Politik betreiben möchten („Ich habe meinen Chef kopiert!“) oder der Welt schlichtweg zeigen wollen, wie fleißig und wichtig sie sind.
Bevor Sie jemanden in die Cc-Zeile kopieren, sollten Sie sich über Folgendes klar werden:
(1) Jede Cc-E-Mail stiehlt dem Empfänger Zeit. Unnötige Informationskopien werden deshalb von den meisten Empfängern negativ betrachtet. Fragen Sie sich deshalb, ob der Empfänger diese Information wirklich benötigt. Falls nicht, verzichten Sie darauf, den Empfänger in die Cc-Zeile zu schreiben.
(2) Wenn der Empfänger sich erst lange überlegen muss, weshalb er kopiert wurde, ist der Zeitdiebstahl noch größer. Auch Cc-Empfänger können von Ihnen erwarten, dass Sie ihnen (ebenso wie den "An"-Empfängern) im E-Mail-Text mitteilen, weshalb sie ihnen diese Kopie schicken. Haben Sie diese Information in die E-Mail aufgenommen? Falls Sie denken, dass die Erklärung zu ausführlich wäre und die "An"-Empfänger irritieren könnte, dann könnte das ein Zeichen dafür sein, dass Sie anstelle der Cc-Kopie die E-Mail besser an den zusätzlichen Empfänger (mit "An" addressiert) weiterleiten und in einem vorangestellten Textblock erklären, weshalb Sie diese Informationskopie für nötig halten (z.B. "... ich denke, dass Abschnitt 2 und Abschnitt 7 Ihr Projekt tangieren könnten."). Falls Sie den dafür nötigen zusätzlichen Aufwand nicht betreiben möchten, kann das auch ein Zeichen sein: Nämlich dafür, dass die Informationskopie eigentlich unnötig ist.
(3) Sollten Sie Ihren Chef in die Cc-Zeile aufnehmen wollen, sollten Sie sich bewußt sein, dass Sie den Empfängern damit implizit die Nachricht übermitteln, dass Sie sich selbst als zu schwach ansehen, dem Thema Gewicht zu geben. Sie brauchen offenbar das Gewicht Ihres Chefs, um etwas zu bewegen. Wollen Sie dieses Zeichen in diesem konkreten Fall wirklich senden?
(4) Denken Sie auch daran, welche anderen impliziten Zeichen Sie mit Ihrer Verteilergestaltung an die Empfänger senden. Lange Cc-Verteiler führen bei den Empfängern schnell zu Gedanken wie "der/die will sich doch nur wichtig machen!" oder "Scheinbar weiß der/die nicht, wer für das Thema zuständig ist!". Wollen Sie dieses Image haben?
(5) Sofern Sie eine Person im Verlauf eines E-Mail-Austausches neu in den Verteiler aufnehmen, müssen Sie die (bisherigen) Empfänger über den zusätzlichen Zuhörer informieren (z.B. "Ich habe Frau Muster kopiert, weil ich denke, dass ..."). Wer das unterlässt kommt schnell in den Ruf, unseriös Politik betreiben zu wollen - v.a. dann, wenn die aufgenommenen Personen in der Hierarchie höher angesiedelt sind. Wollen Sie in diesen Ruf kommen?
(6) Last but not least: Je mehr Empfänger Ihre E-Mail hat, desto mehr Antwortmails (und damit Arbeit für Sie) wird es in Folge wieder geben. Auch die Empfänger von Cc-E-Mails antworten nämlich viel häufiger als man das glauben sollte. Besser, Sie geben so wenig Personen als möglich die Chance dazu.
Es ist eine gute Idee, sich selbst ein Maximum von Cc-Empfänger vorzugeben. Zum Beispiel "maximal drei". Gegen diese Grenze sollten Sie nur in Ausnahmefällen verstoßen. Indem Sie die Anzahl der (unkommentierten) Cc-Empfänger reduzieren wirken Sie auf Ihre Kommunikationspartner professionell und kompentent. Sie sparen sich darüber hinaus viel Arbeit.