Weshalb SofTrust Consulting Eigenstudien durchführt
Im Rahmen seiner Kundenprojekte zur Erhöung der E-Communication - und E-Mail-Effizienz analysiert SofTrust Consulting ständig, wie elektronische Medien in Unternehmen und Organisationen genutzt werden. Dies betrifft sowohl die Analyse des Ist-Zustands als auch die abschließende Erfolgskontrolle nach der Organisationsentwicklungsmaßnahme. Damit verfügt SofTrust Consulting über eine äußerst umfangreiche Datenbasis darüber, wie in den unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen elektronische Kommunikationsmittel wie E-Mail, Instant-Messaging, Soziale Plattformen, etc. verwendet werden. Allerdings betrachtet SofTrust Consulting diese Daten als vertraulich. Deshalb führt SofTrust Consulting gelegentlich kleine Untersuchungen außerhalb der eigenen Kundenbasis durch, die auf ein spezielles Problem hinweisen sollen.
Wichtige Erkenntnisse aus der Studie "E-Mail-Nutzung im Sekretariat"
Die wesentlichen Ergebnisse der Umfrage lassen sich wie folgt zusammenfassen:
E-Mail ist für Sekretärinnen mit Abstand das wichtigste Kommunikationsmittel. Laut 97 Prozent aller Sekretärinnen reicht kein anderes Kommunikationsmittel annähernd an E-Mail heran.
Soziale Medien werden nicht als Alternative betrachtet. Obwohl 56 Prozent der befragten Unternehmen über ein internes Soziales Netzwerk verfügen betrachtet keine Befragte dieses für sich selbst als eine wirkliche Alternative zu E-Mail.
Jede Sekretärin sichtet im Durchschnitt 2,13 Postfächer. Dabei sichten Sekretärinnen von weiblichen Führungskräften tendenziell mehr Postfächer. Nur ca. 20 Prozent der befragten Sekretärinnen sichten auch ein Funktionspostfach (z.B. „Geschäftsleitung@muster-ag.eu“).
Drei von zehn Sekretärinnen sichten einzig und alleine ihre persönlichen E-Mails! Die Mehrheit dieser Sekretärinnen hat überhaupt keinen Zugriff auf die E-Mails ihrer Vorgesetzten, verfügt also gar nicht über die Möglichkeit, diese zu unterstützen.
Sekretärinnen erhalten in ihren persönlichen E-Mail-Postfächern täglich durchschnittlich 40 E-Mails. Sekretärinnen von männlichen Vorgesetzten erhalten dabei 33 Prozent mehr E-Mails als die Sekretärinnen weiblicher Vorgesetzter.
In jedem zusätzlich gesichtetem Postfach gehen täglich im Durchschnitt 82 E-Mails ein. Sekretärinnen von männlichen Managern erhalten in diesen Postfächern durchschnittlich 12 Prozent mehr E-Mails als Kolleginnen, die weiblichen Vorgesetz-ten zuarbeiten.
Sekretärinnen schreiben im Durchschnitt ca. 35 E-Mails pro Tag. Sekretärinnen von Männern schreiben dabei 20 Prozent mehr E-Mails als Sekretärinnen von Frauen.
Sekretärinnen sehen einer ihrer Hauptaufgaben in der Beobachtung des Posteingangs. 63 Prozent der Befragten unter-brechen beim Eintreffen neuer E-Mails immer ihre Arbeit, um diese sofort zu sichten. Weitere 19 Prozent sichten ihren Post-eingang öfters als 20 Mal pro Tag. Auch jene Sekretärinnen, die das Postfach der Vorgesetzten überhaupt nicht einsehen können, verhalten sich identisch. Sekretärinnen von Männern sichten die Eingangspost öfters als Sekretärinnen von Frauen.
Der Schulungsstand der Sekretärinnen ist schlecht. 56 Prozent der Befragten haben noch nie eine Schulung zu ihrem E-Mail-System erhalten, 78 Prozent noch nie eine Schulung, darüber wie E-Mail effektiv und professionell eingesetzt wird.
In Unternehmen hat das Thema „E-Mail-Effizienz“ aktuell offensichtlich Priorität. Das ist aus den Angaben zur Schulung zu entnehmen. 87 Prozent derjenigen, die jemals eine Schulung zum richtigen Umgang mit E-Mail erhalten haben, haben diese erst in den letzten 12 Monaten genossen. 50 Prozent derjenigen, die jemals eine Schulung im E-Mail-System (Outlook, IBM Notes, etc.) erhalten haben, hatten diese erst in den letzten 12 Monaten.
Nur 22 Prozent aller Chefs lassen ihre E-Mails von der Sekretärin vorsichten. Weitere 25 Prozent tun dies zumindest häufig. Über die Hälfte der Vorgesetzten verzichtet meistens (22%) oder grundsätzlich (31%) auf die Postsichtung durch das Sekretariat.
41 Prozent aller Chefs erlauben ihren Sekretärinnen keine Handlung an ihrem Posteingang. Selbst einfachste Tätigkeiten, wie das Löschen von offensichtlichem Spam, lassen sie nicht von den Sekretärinnen vornehmen (wobei das bei 31 Prozent aller Chefs schon deshalb nicht möglich wäre, weil sie ihren Sekretärinnen keinen Zugriff auf ihr Postfach gewähren). Weibliche Vorgesetzte delegieren weniger als männliche Vorgesetzte.
Es gibt keine Bearbeitungsform, die allen Sekretärinnen erlaubt ist. Jene Sekretärinnen, die im Posteingang der Vorgesetzten tätig sein dürfen, haben unterschiedliche Berechtigungen. „Selbstständiges Beantworten“ ist 63 Prozent von ihnen erlaubt, gefolgt von „Löschen“ und „Weiterleiten“ (je 58 Prozent). Weibliche Vorgesetzte delegieren weniger als männliche Vorgesetzte.
Chefs sind überwiegend per Cc-Kopie in die Arbeit der Sekretärin eingebunden. Sofern Sekretärinnen für ihren Chef eigenständig E-Mails bearbeiten dürfen, informieren sie ihn über ergriffene Maßnahmen meist per Cc-Kopie (74 Prozent). Weibliche Vorgesetzte lassen sich häufiger mündlich informieren. Fünf Prozent der Chef werden überhaupt nicht informiert.
Praktisch alle Vorgesetzten tippen selbst. Auch als Schreibkraft werden Sekretärinnen nur noch selten von ihren Vorgesetzten beschäftigt. 97 Prozent der Führungskräfte tippen „praktisch ständig“ selbst, weitere 16 Prozent „oft“. Männliche Vorgesetzte scheinen dabei noch mehr zu tippen als ihre weiblichen Kolleginnen.
Viele Sekretärinnen sind schlecht in die E-Mail-Kommunikation ihrer Vorgesetzten eingebunden. Nahezu ein Viertel der Sekretärinnen bekommt nicht mit, welche E-Mails ihr Chef versendet. Immerhin 59 Prozent erhalten von ihm Cc-Kopien wichtiger E-Mails.
Die Zufriedenheit unter Sekretärinnen ist trotzdem überwiegend gut. Nahezu Dreiviertel der Befragten war „sehr zufrieden“ oder zumindest „zufrieden“ mit der Einbindung durch ihren Chef. Wenig überraschend ist, dass überwiegend jene Sekretärinnen unzufrieden sind, die nicht in die Kommunikation ihres Chefs eingebunden sind.